對于施工項目來(lái)說(shuō),其收入已經(jīng)在投標階段初步確定,項目經(jīng)理部的主要責任一般是 “ 在核定的成本范圍內,順利完成建造過(guò)程 ” 。但在與企業(yè)的實(shí)際交流中,筆者卻發(fā)現大多數項目的成本是在項目結束后通過(guò)反復核算才得到的,這時(shí)項目成本已經(jīng)既成事實(shí),盈虧無(wú)可更改。由此可見(jiàn),有效的成本管理必須是項目過(guò)程中的管理,這為項目管理者帶來(lái)了挑戰。
在信息化時(shí)代, “ 項目成本管理軟件系統 ” 作為為項目部提供的管理工具,為項目提供了在運行當中動(dòng)態(tài)歸集成本,量化分析盈虧等多項功能,使得過(guò)程中的成本管理成為可能。這種 “ 軟件系統 ” 一般包括:進(jìn)度管理、預算管理、材料管理、機械管理、分包管理、勞務(wù)管理、財務(wù)管理、成本分析等子系統,專(zhuān)業(yè)化特征非常突出和鮮明,歸納起來(lái)如下: 及時(shí)、真實(shí)反映成本,真正實(shí)現動(dòng)態(tài)成本歸集
當前多數施工企業(yè)現行的成本核算方法有一定的缺陷:一是多部門(mén)重復記帳,數據源不統一。以材料業(yè)務(wù)為例,往往需要材料、財務(wù)反復核對。二是財務(wù)要見(jiàn)到票據才能記帳,而項目中很多往來(lái)票據的時(shí)間嚴重滯后。三是一些費用的攤銷(xiāo)經(jīng)常是不確定或難以確定的,由于財務(wù)處理方式的不同,同樣的原始數據會(huì )體現出不同的成本值。
在實(shí)際中,很多企業(yè)在項目結束的時(shí)候或是階段性結束時(shí),根據財務(wù)的要求進(jìn)行成本歸集和核算。由于時(shí)間的積累,加上部門(mén)間各自為政,積累的浩大單據已經(jīng)難以對應。為了做到 ‘ 帳帳相符 ' ,各業(yè)務(wù)部門(mén)就要反復核對、查找、調整,所有的參與人員都筋疲力盡,而最終上報到?jīng)Q策者手中的數據還不一定能反映項目的實(shí)際成本狀況。
針對這一現象, “ 軟件系統 ” 首先統一數據源,大大提高了數據的真實(shí)性、準確度,同時(shí),無(wú)需多各部門(mén)重復勞動(dòng),也簡(jiǎn)化了工作。在成本歸集中, “ 軟件系統 ” 采用了系統強制和人工干預相結合的方式,對已發(fā)生未結算項目、待攤費用等進(jìn)行成本歸集。如前所述,日常數據已在發(fā)生時(shí)及時(shí)錄入系統,那么即使單據沒(méi)有結算、未明確攤銷(xiāo)要求,系統仍將以預提的方式,將消耗記入成本,以減小成本偏差。這樣就在日常業(yè)務(wù)的基礎上,通過(guò)系統內置的規則生成完整的成本數據;谟嬎銠C的強大計算能力,輕松的實(shí)現了成本動(dòng)態(tài)歸集,實(shí)時(shí)監控。 精細管理,深入業(yè)務(wù)實(shí)際
傳統財務(wù)科目設置的根本目的是為了記帳,對于成本控制來(lái)說(shuō),其細度是不夠的。如財務(wù)上經(jīng)常在 “ 主要材料 ” 科目下設置 “ 木材 ” 這一科目,但在成本控制中,由于結構階段所用方木和裝飾用木材其屬性、施工工藝根本不同,要采用迥然不同的方式進(jìn)行管理。因此,僅靠財務(wù)部門(mén)成本核實(shí)的結果是無(wú)法進(jìn)行有效成本控制的。
為了解決這一問(wèn)題, “ 軟件系統 ” 按照管理特征對各種成本對象進(jìn)行分類(lèi),服務(wù)于而不拘泥于財務(wù)成本核算的框架。如將鋼筋、商砼從材料管理中剝離出來(lái)進(jìn)行單獨管理,對周轉材料也區分了自有周轉和租賃周轉兩類(lèi),等等。使系統真正貼合項目的業(yè)務(wù)實(shí)際,能夠做到精細管理。 過(guò)程計劃控制,實(shí)現目標管理
“ 軟件系統 ” 一般遵循 PDCA 循環(huán)的管理理念,強調計劃的作用。在企業(yè)應用實(shí)踐中,結合目標管理方法,實(shí)現目標責任分解,增強全員成本意識,從根本上轉變基層員工成本觀(guān)念淡漠的現狀。
計劃是加強管理的源頭,是進(jìn)行全過(guò)程績(jì)效考評的衡量基準。因此,根據項目的特點(diǎn),編制詳細、能夠指導具體施工過(guò)程的一套施工計劃,需要科學(xué)的方法和適宜的工具進(jìn)行支撐。首先,根據國際上先進(jìn)的項目管理理念,引入了工作分解結構( WBS )做為管理工作的基礎;其次,明晰區分滾動(dòng)計劃時(shí)間、實(shí)際時(shí)間、基準時(shí)間的概念。在三套時(shí)間的機制上,實(shí)現了 WBS 節點(diǎn)相關(guān)數據的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)更新;再次,結合工程造價(jià)管理系統,直接將中標數據(工程量清單報價(jià)表或工程預算書(shū))導入到成本管理系統中,再根據具體情況分解到各項工作任務(wù)上。這就為需用計劃的編制提供了參考性坐標;最后,計劃和實(shí)際發(fā)生數據都直接對應到施工部位,從而真正實(shí)現 “ 限額領(lǐng)料 ” 。
這些方法和手段的運用,使項目人員通過(guò)分工與協(xié)作,共同編制了完整而合理的計劃體系,直接指導施工過(guò)程。再結合實(shí)際業(yè)務(wù)數據的錄入和匯總結果,我們就可以清楚的看到實(shí)際執行與計劃的偏差,這時(shí)管理人員可以針對性的采取改進(jìn)措施,同時(shí)也可以對相關(guān)責任人員進(jìn)行令人信服的獎罰。 ‘ 成本控制 ' 正是在這一系列管理活動(dòng)中,得到了落實(shí)。 打通業(yè)務(wù)流程,建立項目業(yè)務(wù)工作平臺
當前的施工項目部中,各職能部門(mén)常出現畫(huà)地為牢現象,表面上看是各司其職,實(shí)際上由于各業(yè)務(wù)部門(mén)的工作相互不交圈或交圈不徹底,一方面造成部分工作在各業(yè)務(wù)部門(mén)內重復勞動(dòng),信息不能共享;另一方面,有些工作處于無(wú)人負責的狀態(tài)。
“ 軟件系統 ” 會(huì )將項目部的基礎工作流程以規則的形式體現到產(chǎn)品當中。這樣 “ 軟件系統 ” 的使用就幫助項目部建立了 ‘ 各主要業(yè)務(wù)部門(mén)的工作平臺 ' ,實(shí)現了共享信息,按流程傳遞工作成果;進(jìn)而使各業(yè)務(wù)崗位人員的工作規范化、流程化、自動(dòng)化。
筆者認為, ‘ 業(yè)務(wù)工作平臺 ' 的思想是管理實(shí)踐的結晶,蘊含了先進(jìn)的管理理念。這一目標的實(shí)現,徹底打破了項目部各業(yè)務(wù)部門(mén)間相互割裂的現狀,為項目建立通暢的溝通機制、有效的制約機制,并最終形成有能力、高效的業(yè)務(wù)團隊奠定了堅實(shí)的基礎。 收支兩線(xiàn)結合,盈虧對比分析
“ 軟件系統 ” 中的工作分解結構( WBS ),一方面可以和計劃、實(shí)際業(yè)務(wù)單據有機的結合在一起;另一方面,也可以和中標預算(當前部分工程已經(jīng)采用工程量清單)結合在一起。中標預算逐步分解到 WBS 的相應節點(diǎn)后,項目部就可以方便的得到收入計劃;工程實(shí)際完成情況錄入系統后,項目部還可以清楚的看到實(shí)際成本跟收入之間的對比關(guān)系,這一經(jīng)濟對比關(guān)系是企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策活動(dòng)的重要參數。
“ 軟件系統 ” 以 WBS 為紐帶,在收入和支出之間建立直接、可比較的關(guān)系,是對傳統經(jīng)營(yíng)管理方式的一個(gè)突破,意義非常重大。 基于基層業(yè)務(wù)實(shí)際,替代手工繁雜工作
一是直接處理日常業(yè)務(wù)數據。在項目施工過(guò)程中,各業(yè)務(wù)部門(mén)會(huì )產(chǎn)生大量的 ‘ 單據 ' ,如材料部門(mén)的入庫單、技術(shù)部門(mén)的需用計劃等。為了簡(jiǎn)化工作, “ 軟件系統 ” 充分考慮了這一需要,只要在系統中完成各自的任務(wù),系統就已經(jīng)自動(dòng)形成完整的單據打印體系。使繁雜的手工勞動(dòng)大大簡(jiǎn)化。例如,現場(chǎng)材料的出庫單,每天都要發(fā)生多筆,同一材料一日之內也可能反復出庫。過(guò)去,庫房帳務(wù)人員手工填寫(xiě)單據,既書(shū)寫(xiě)不規范、容易出錯,又難以整理、容易遺失,F在,直接在系統中錄入數據,再通過(guò)打印機,實(shí)現多聯(lián)打印,形成的單據規范、美觀(guān),易于裝訂和保存。
由于對基礎數據事項了統一管理,如 ‘ 材料名稱(chēng)規格庫 ' 、 ‘ 供應商名稱(chēng)庫 ' 等。因此單據的錄入過(guò)程就變成幾次簡(jiǎn)單的選擇,再輸入實(shí)際數量、單價(jià)就可以了。操作過(guò)程非常簡(jiǎn)潔。
二是報表自動(dòng)生成。各類(lèi)成本業(yè)務(wù)基礎單據在日常業(yè)務(wù)工作發(fā)生時(shí)已經(jīng)實(shí)時(shí)的錄入系統當中,經(jīng)過(guò)程序的統計和分析,自動(dòng)生成各類(lèi)報表。如材料明細帳、供應商結欠表等。從原始數據到報表匯總,是手工成本核實(shí)作業(yè)中,工作量最大、失誤率較高的繁雜作業(yè)。但這正是計算機的長(cháng)處所在。
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