監理會(huì )議成功的三個(gè)要素 會(huì )議是協(xié)調和指導監理活動(dòng)的重要工具之一,每個(gè)監理人員都熟悉開(kāi)會(huì ),但能把一個(gè)會(huì )議開(kāi)得有成效并不容易。對于主持監理會(huì )議的總監而言,成功的會(huì )議主要依據于以下三個(gè)要素:一是會(huì )議任務(wù)的管理;二是會(huì )議程序:三是會(huì )議文件的準備。筆者結合自己幾年來(lái)在監理一線(xiàn)工作的實(shí)踐,就此發(fā)表一點(diǎn)粗淺的看法, 一、會(huì )議任務(wù)的管理 1、會(huì )議的目標 會(huì )議任務(wù)是指會(huì )議上要做的事,這也是會(huì )議的目的。因此,總監首先要確定會(huì )議的目標。會(huì )議的目標一經(jīng)確定,則對會(huì )議任務(wù)的管理也就開(kāi)始了。 會(huì )議目標的類(lèi)型有:解釋問(wèn)題;對所要解決的難題尋找可供選擇的方案;評估行動(dòng)方案;在各種選擇中作出決策;計劃下一步的行動(dòng);交流信息;回顧和澄清問(wèn)題;評價(jià)已取得的工作進(jìn)展;提出論點(diǎn)等。在一次會(huì )議上,可能試圖解決一個(gè)問(wèn)題,也可能解決相關(guān)的兩個(gè)或多個(gè)問(wèn)題,這要視具體情況而定。 2、會(huì )議的范圍 在會(huì )議的目標確定之后,下一個(gè)問(wèn)題就是規定會(huì )議的規范。它是與會(huì )議目標緊密相關(guān)的另一個(gè)重要問(wèn)題。因為與所定會(huì )議目標聯(lián)系的問(wèn)題有許多個(gè),那么這一次會(huì )議探討、研究哪些問(wèn)題必須明確地規定下來(lái),以便使會(huì )議始終圍繞重點(diǎn)進(jìn)行研討。 會(huì )議的目標和范圍確定之后,就可決定邀請哪些人參加會(huì )議。如果會(huì )議的目的不清楚,也就無(wú)法決定邀請哪些入來(lái)參加會(huì )議。被邀請者應該是那些能夠實(shí)現會(huì )議目標的人員。對那些需要了解情況的聽(tīng)會(huì )者,即使他們沒(méi)有多少發(fā)言權也不要排除在外。在被邀請人的名單中不應該包括那些不需要聽(tīng)會(huì )的旁觀(guān)者,因為與會(huì )議無(wú)關(guān)的旁觀(guān)者參加會(huì )議的話(huà),勢必沖淡與會(huì )者的 注意力,甚至還可能影響與會(huì )者直率地發(fā)表意見(jiàn)。 4、會(huì )議時(shí)間安排 確定了會(huì )議的目標,議事范圍,參加會(huì )議人員及其需要的做的準備工作之后,總監就可以進(jìn)行會(huì )議時(shí)間表的安排。從解決問(wèn)題的時(shí)機來(lái)說(shuō),召開(kāi)會(huì )議的時(shí)間既不能太早,也不應過(guò)晚。召開(kāi)會(huì )議的時(shí)間過(guò)晚,則錯過(guò)解決問(wèn)題的時(shí)機,如果太早,會(huì )使與會(huì )者來(lái)不及做好準備。會(huì )期定了后,要早日通知與會(huì )者,以便使參加會(huì )議的人能更好地計劃自己的工作時(shí)間。 5、會(huì )議地點(diǎn) 會(huì )議地點(diǎn)的安排要利于實(shí)現會(huì )議的目的和方便與會(huì )者。會(huì )議地點(diǎn)的選擇受會(huì )議目的支配,并對會(huì )議能否成功有直接的影響,故應精心地選擇。例如,需要與會(huì )者解決施工過(guò)程中的問(wèn)題,則會(huì )議地點(diǎn)選在工地現場(chǎng)召開(kāi)放為有利。有的會(huì )議需要查閱一些參考資料,則會(huì )議地點(diǎn)就選在靠近保存檔案或所需資料的地方。一般來(lái)說(shuō),與監理工作有關(guān)的會(huì )議,通常安排在工地為好。 二、會(huì )議程序 1、程序活動(dòng)的內容 會(huì )議目標的實(shí)現,不是總監把與會(huì )者簡(jiǎn)單召集在一起就能解決的,預先還要安排好會(huì )議進(jìn)行的先后順序,即所謂會(huì )議程序。重要的程序活動(dòng)主要有: 1.1 啟發(fā)引導討論:總監負責宣布開(kāi)會(huì )并啟發(fā)引導討論。 1.2 提供信息和意見(jiàn):每個(gè)與會(huì )者均有責任提供有關(guān)信息和意見(jiàn)與大家共享。 1.3 尋求信息和意見(jiàn):總監引導,勸說(shuō)與會(huì )者把話(huà)說(shuō)出來(lái)。 1.4 鼓勵與會(huì )者說(shuō)出意見(jiàn):總監鼓勵與會(huì )者大膽地發(fā)表不同意見(jiàn)。 1.5 審核會(huì )議上提出的信息、意見(jiàn)的真實(shí)性:與會(huì )者對會(huì )議上提出的信息和意見(jiàn)加以證 實(shí)或質(zhì)疑。 1.6 弄清事實(shí)和意義:總監要弄清每件事是否大家都理解了,否則不能進(jìn)行下一步討論。 1.7 檢驗認識的一致性:總監就與會(huì )者對有關(guān)議題的認識是否一致加以問(wèn)詢(xún)并確認。 1.8 協(xié)調:總監引導與會(huì )者進(jìn)行分析、協(xié)商,找出共同點(diǎn),協(xié)調分歧點(diǎn)。 1.9 總結:總監對已討論過(guò)的議題進(jìn)行簡(jiǎn)潔的概括,得出明確結論。 1.10 記錄:總監指定專(zhuān)人對會(huì )議討論內容和會(huì )議結論以文字記載下來(lái)。 1.11 掌握時(shí)間:總監要有意識地控制討論時(shí)間,既不要拖延時(shí)間也不要走過(guò)場(chǎng),保證每 個(gè)與會(huì )者均有發(fā)言機會(huì )。 2、積極引導與會(huì )者參與會(huì )議 在會(huì )議上,總監要倡導對實(shí)現會(huì )議目標帶有建設性的行動(dòng)。每個(gè)與會(huì )者在會(huì )議上表現各不相同,這是因為與會(huì )者各自所處的立場(chǎng)和角度不同而造成的。這里總監要圍繞會(huì )議目標啟發(fā)引導與會(huì )者發(fā)表意見(jiàn),要鼓勵那些敢于抒發(fā)自己觀(guān)點(diǎn)的人,不要頻頻打斷發(fā)言人的講話(huà)?傊,總監要密切注意會(huì )議的發(fā)展動(dòng)態(tài),如果發(fā)現會(huì )議任務(wù)或會(huì )議程序中有哪些缺陷和不足之處都應盡力補救解決。 三、會(huì )議文件的準備 1、議事清單 簡(jiǎn)單地說(shuō),議事清單就是對要議的事項所列出的清單,也就是要在會(huì )議上考慮討論的題目一覽表。這個(gè)表最好公開(kāi)印發(fā),或者在會(huì )議開(kāi)始時(shí)首先說(shuō)明。比較好的議事清單上不僅有事項的名稱(chēng),還寫(xiě)明會(huì )議的目標、范圍、與會(huì )者和每件事要討論多長(cháng)時(shí)間。如果沒(méi)有議事清單的話(huà),與會(huì )者不清楚會(huì )議將如何進(jìn)行,就要消耗許多時(shí)間才能使會(huì )議取得進(jìn)展。 2、會(huì )議記錄和紀要 每次會(huì )議都應該作記錄,其中包括時(shí)間、地點(diǎn)、出席會(huì )議的人員、議事清單、所討論事項的記載,作出的決定或未解決事項、任務(wù)委派情況等。 如果需要正式的會(huì )議紀要,則應抽出一定時(shí)間對材料進(jìn)行組織、編輯,使其更加清晰、準確,然后打印、散發(fā)。會(huì )議紀要越早發(fā)越好,與會(huì )者對會(huì )議尚記憶猶新時(shí),就收到會(huì )議紀要,會(huì )使他們對會(huì )議紀要的審查更有收獲,同時(shí)也能及早發(fā)現錯誤、遺漏或不準確之處,使會(huì )議的成果得到有效地落實(shí)。
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